– Mötesineffektivitet kostar de nordiska ekonomierna miljoner euro varje år

5 maj 2009 – Zürich – Tjänstemän spenderar en åttondel av sin arbetsvecka med att arrangera möten och konferenssamtal enligt forskning som lanseras idag. Doodle, den ledande tjänsten för bokning av möten online, och som utfört undersökningen, anser att arbetstagare kan ta ledigt varje fredag eftermiddag för en längre helg och företag kan spara stora pengar genom ett effektivare arbetssätt för att arrangera möten.

Doodle uppskattar att den tid det tar att arrangera möten varje år uppgår till tusentals euro för tjänstemän, vilket visar att kostnaden för att på "traditionella" sätt schemalägga möten lätt skenar iväg. Det finns ett antal miljoner tjänstemän i Norden och Europa samt USA som varje vecka måste boka möten. Tiden det tar motsvarar i arbetstid en total årlig kostnad av flera miljarder euro av faktiskt spenderad arbetstid.

Doodle har utfört en europeisk och amerikansk undersökning bland 2 500 tjänstemän och fann därefter de vanligaste sätten att organisera möten. De vanligaste sätten att planera och boka ett möte är idag den klassiska kalendern (32 procent), e-post (31 procent) och per telefon (22 procent). 55 procent av alla tillfrågade tjänstemän i Norden har fler än sju möten i veckan. I genomsnitt tillbringade tjänstemän fem timmar med att organisera tider för att hålla sju möten per vecka. I Norge måste 28 procent av alla möten som bokas in bokas om, i Danmark är motsvarande siffra 20 procent, i Sverige 14 procent och i Finland är det 12 procent av de bokade mötena som måste bokas om. Varje möte har i genomsnitt fyra till fem deltagare, vilket förklarar varför 75 procent av alla tjänstemän spenderar mer än fem timmar i veckan med att arrangera möten. Mer än en halv arbetsdag varje vecka bara till att boka möten!

– Vi kan ta ledigt en halv fredag varje vecka genom att effektivisera hur vi bokar våra möten med hjälp av enkla onlineverktyg som gör mötesbokandet mycket snabbare och mer tillförlitligt. Doodle är enkel att använda, gratis och hjälper organisationer och individer spara värdefull tid. Doodle stänger gapet mellan de viktigaste kalendersystemen som finns, inklusive Microsoft Outlook och mobila plattformar, och även den betrodda papperskalendern. Undersökningen visar att medan sätet att göra affärer på ständigt utvecklas, så tenderar personer till att fortsätta använda e-post för mötesbokning även om det görs mycket enklare via internet, säger Doodles VD Michael Näf.

De viktigaste resultaten från undersökningen:

• Tjänstemän organiserar i genomsnitt sju möten per vecka med en genomsnittlig möteslängd på två timmar och 45 minuter
• De flesta möten har minst fyra till fem deltagare, vilket innebär fyra- och fem-vägs "svara alla" e-strängar för att ordna möten – det innebär en hel del mejl om företagen inte använder de verktyg som finns på internet för mötesbokning
• I Europa och USA använder administrativ personal den traditionella kalendern (34 procent) mer än chefer (27 procent) samtidigt som chefer föredrar e-post (34 procent) för att ordna möten mer än administrativ personal (30 procent)
• Chefer måste generellt boka om fler möten (69 procent) jämfört med övriga tjänstemän (46 procent)

Läs den fullständiga rapporten och tabeller här: http://doodle.com/about/mediareleases/survey.html

Källa: Time PR AB
Pressreleasen kommer från: http://www.newsdesk.se/view/pressrelease/tjaenstemaen-tvingas-avsaetta-fem-timmar-varje-vecka-paa-att-arrangera-moeten-291820