Webbaserade lösningar och ”appar” kan effektivisera och hjälpa deltagarna att få ut mesta möjliga av konferensen. Tekniken gör stora framsteg och nya lösningar som effektiviserar våra möten lanseras ständigt.

– En typ av teknik som är på uppgång just nu är apparna och webblösningarna som gör att man kan förbereda sig inför mötet på ett effektivt vis. Tekniken tillåter deltagare på en konferens eller mässa att få koll på vem som är anmäld, vad som kommer att ske under konferensen och få information om hur de behöver förbereda sig. Via den här typen av app kan man ofta också dela med sig av information till andra konferensdeltagare, säger Paul Cronholm på teknikföretaget Crunchfish, som bland annat utvecklat ”appar” till mobiltelefoner och tekniska applikationer som effektiviserar möten.

Håll reda på programmet och orientera dig med hjälp av en ”app”
Den här typen av teknik som hjälper konferensdeltagare att komma förberedda till mötet används sedan en tid tillbaka på en del större mässor och konferenser. På Mobile World Congress i Barcelona, där många av världens ledande aktörer inom telekomsektorn samlades. Istället för att trycka upp en mässtidning eller mässkatalog valde arrangören att låta deltagarna ladda ner en app där de kunde anmäla sig och få överblick över olika seminarier, få hjälp att hitta i mässhallen, få information om utställare och dessutom ta del av vad folk skrev om mässan på Twitter och Facebook. Samma teknik letar sig nu alltså även in i konferensvärlden.

– En övergripande trend vad gäller teknik som underlättar och effektiviserar möten är att tekniken som utvecklas är plattformsoberoende och oftast kan nås via nätet, vilket innebär att man enkelt ska kunna få tillgång till information om exempelvis en konferens, oavsett om man kopplar upp sig med i iPad, smartphone eller dator, säger Paul Cronholm.

Identifiera dig med hjälp av mobiltelefonen
En annan teknik som har sitt ursprung på stora kongresser och även börjar bana väg i konferenssammanhang är neofil communication, en slags ID-teknik som i praktiken innebär att en kongressdeltagare kan ”logga in” på mässan via sin mobiltelefon och därmed inte behöver hantera något analogt entrékort till mässan. Neofil communicationstekniken gör det också lättare att identifiera vem som befinner sig på mässan och hålla sig uppdaterad med programändringar i sista minuten. Men visst finns det smart teknik som underlättar administrationen och deltagandet även på de vardagliga, interna mötena. Ett sådant exempel är appar som gör det möjligt att boka mötesrum direkt i mobilen. Många företag använder ett bokningssystem där de skriver upp vilka mötesrum de vill använda i en bokningskalender som hänger utanför rummet eller via webben. Genom att boka direkt i mobilen kan man göra en rumsbokning och genomföra ändringar i sin bokning, oavsett var man befinner sig.

Dela med dig av virtuella anteckningar till andra konferensdeltagare
Ytterligare en teknik som gjort sitt intåg i konferensvärlden är mentometerknappar som styrs med hjälp av mobiltelefonen. Genom att låta konferensdeltagarna dela med sig av sina åsikter, skicka frågor till en talare eller rösta i en specifik fråga med hjälp av mobiltelefonen kan man göra realtidsundersökningar där man snabbt kan ta del av deltagarnas åsikter, samtidigt som deltagarna kan vara anonyma om de vill.

En annan teknik som sprider sig allt mer är möjligheten att på ett smidigt sätt dela virtuella mötesanteckningar. På ett möte är det en vanlig syn att alla mötesdeltagare sitter och gör egna anteckningar med block och penna. Om en mötesdeltagare exempelvis för anteckningar i en iPad kan han eller hon dela med sig av dem till andra i gruppen genom att lägga upp dem på intranätet.

– På så vis kan de andra mötesdeltagarna fokusera på att vara närvarande i och få ut mesta möjliga av mötet, snarare än att göra noteringar samtidigt som de ska fokusera på vad som sägs, säger Paul Cronholm.

Av Annika Wihlborg