Det finns säkerhetskopior och sen finns det andra säkerhetskopior. Kraven på företagets säkerhetskopiering och arkivering förändras hela tiden, inte minst eftersom arkiverat data vid behov ska kunna användas i rättstvister och som bevis kring efterlevnad av olika regelverk, samt vid lagring av olika typer av register. Säkerhetskopior är å andra sidan något man tar på daglig basis och lagrar på något billigt, raderbart medium, som magnetband, för att använda vid återställning från katastrofer.
Alla gör givetvis säkerhetskopior för driftens skull, men ett regelrätt arkiv är för de flesta bara en önskan.
Att plocka ut arkiverbart data ur säkerhetskopior är inte alltid så lätt. Att söka fram data ur en säkerhetskopia med en sökoperation, såsom används vid eDiscovery, kan bli väldigt tidskrävande. För att eDiscovery eller Litigation Support (stöd i rättstvister) ska kunna fungera måste data finnas kvar oförändrat under lång tid, får inte förvaras på backupband som kan raderas och återanvändas och måste dessutom lagras på ett format som är lätt läsbart och dito sökbart. Arkiverat data måste också förses med sådana säkerhetskoder att man kan garantera att det inte förändrats eller bytts ut. Korrekt arkiverade e-brev och instant messages kan bli av avgörande betydelse i en rättegång, eller helt enkelt om man vill utvinna kunskap ur breven genom data mining. Har företaget inte skaffat lämpliga rutiner för att arkivera och säkra sin elektroniska meddelandetrafik kan utgången av ett rättsfall äventyras.
Ökande myndighetskrav har genom åren resulterat i att mängden lagrat data ökat, eftersom allt mera data måste arkiveras för att klara lagkraven. Som tur är har olika metoder för deduplicering, komprimering och kryptering gjort lagringen mindre utrymmeskrävande och dessutom säkrare. Med ett robust arkivsystem kan företagen sålunda minska den fysiska mängden data som lagras, och ändå vidmakthålla så många kopior som lagen kräver. Slutligen har molnet uppenbarat sig som en ny metod för säker arkivering, när det nu finns metoder för att säkerställa att data faktiskt nått fram till den avsedda lagringsplatsen.
Tidigare har säkerhetskopiering och arkivering betraktats som två skilda processer, men med nytt tänkande kan de hanteras i samma ramverk och genom klassificering av innehållet och lämplig policy kan data hämtas från säkerhetskopiorna och arkiveras utan att källsystemen behöver störas. Om innehållet dessutom indexeras fullständigt kan den efterföljande sökningen både snabbas upp och förbilligas. Det är därför viktigt att all lagring kan hanteras i ett och samma gränssnitt, med en översikt av hela företagets data, så att personer utan IT-kunskaper kan utföra sökningar och utvinna kunskap ur företagets arkiverade data.

Fredrik Arveskär, CommVault