Martin Lackmans, VD ReadSoft Sverige, debattartikel " Pdf är bäst som e-faktura" (CS 7 april 2009) visar inte den kompletta bilden av e-fakturering för leverantör och mottagare, menar Fredrik Rosenqvist, VD Pagero AB.

Självklart borde e-fakturering vara lika lätt som att skicka e-post, men en av flera viktiga skillnader är att fakturan är ett juridiskt verifikat som ska uppfylla regler enligt bokföringslagar, som dessutom skiljer sig i olika länder. Bokföringslagar kring elektronisk fakturering kräver att fakturan är autentisk, d.v.s. fakturan får inte på något sätt kunna påverkas/förändras mellan parter under transporten. Detta ställer höga säkerhetskrav på den teknik som används när man skickar och tar emot e-fakturor. E-post anses inte uppfylla dessa krav och många bolag accepterar inte denna mottagningsprincip. Däremot kan e-post vara ett bra sätt att skicka en fakturakopia på.

Det finns idag lösningar som uppfyller ovan säkerhetskrav och samtidigt är lika enkla som att skicka en Pdf som faktura via e-post. Pagero levererar t.ex. en virtuell skrivare som fungerar precis som en helt vanlig pappersskrivare, men som istället för att skriva ut på papper skriver i en elektronisk datafil som på ett säkert sätt transporteras och tolkas (i en central fakturaväxel) till korrekt mottagande format (XML, Svefaktura, EDIFACT). Med en sådan lösning behöver inte leverantören tänka på vilket format mottagaren vill ha, det löser Pagero. Mottagaren får både en elektronisk godkänd fil, som automatiskt kan importeras till workflow/ekonomisystemet, tillsammans med en fakturabild i t.ex. Pdf format.

För mottagaren finns det stora ekonomiska fördelar att tolkningen av leverantörernas e-fakturor sker centralt (i fakturaväxeln). Om en sändande part förändrar sin fakturalayout behöver detta endast korrigeras på ett ställe vilket är till nytta för alla mottagare, till skillnad från decentraliserade skanninglösningar.

Ett vanligt missförstånd är att leverantörer tror att det är för dyrt att skicka e-fakturor "på riktigt", även med låga volymer. Med den nya tekniken krävs numera ingen dyr grundinvestering (från 49 kr per månad) och det finns möjlighet att komplettera med ytterligare värdehöjande tjänster såsom e-arkivering, factoring och netting.

Källa: Pagero AB
Pressreleasen kommer från: http://www.newsdesk.se/pressroom/diamo/pressrelease/view/e-faktura-ej-laempligt-via-e-post-310743